Die Sperrung von Dokumenten soll verhindern, dass zwei Mitarbeiter gleichzeitig das selbe Dokument bearbeiten und es so zu Problemen beim Speichern der Dokumente kommt. Anders ausgedrückt, ein Mitarbeiter soll nicht die Arbeit eines anderen überschreiben können und dürfen. In diesem Kontext bedeutet sperren, dass ein Dokument aus der Dokumentenverwaltung durch einen Nutzer auf seinen Arbeitsplatz (zum Beispiel lokaler Desktop) kopiert wird, und während der Änderungen gegen die Änderung anderer Nutzer gesichert ist. Nach den Änderungen muss ein angepasstes Dokument wieder in die Dokumentenverwaltung (zurück) geladen werden. PRODAT unterstützt dieses Verfahren des Sperrens und Entsperrens durch Automatismen. Prinzipiell können alle Dokumente, die in der Dokumentenverwaltung hinterlegt sind, für Bearbeitungszwecke gesperrt werden.
- Dokumente sperren
- Mögliche Meldungen beim Start der Bearbeitungen in externen Programmen
- Verwaltung gesperrter Dokumente
- Dokumente entsperren
Dokumente können auf zwei Wege über die Objektablage gesperrt werden.
Die Funktion Dokument Bearbeiten im Kontextmenü der Objektablage führt zum Öffnen des Dokumentes im Standardprogramm für diesen Dateityp und zu einer automatischen Sperrung des Dokumentes. |
Die Funktion Dokument Bearbeiten im Kontextmenü der Objektablage sperrt das Dokument ohne weitere Aktion. |
Wenn Dokumente außerhalb von PRODAT bearbeitet werden sollen (bspw. mit Excel, Word oder PowerPoint) können Abfragefenster erscheinen, bei denen nachgefragt wird, wie mit dem Sperrstatus umzugehen ist.
Im Assistenten Persönliches werden alle gesperrten Dokumente angezeigt.
Über das Kontextmenü kann von hier aus das Dokument direkt (weiter) bearbeitet oder ein gesperrtes Dokument entsperrt werden. |
Beim Schließen von PRODAT wird abgefragt, ob Dokumente noch gesperrt sind. Wenn dies der Fall ist, erscheint folgendes Fenster: 
Auf diese Weise soll daraufhingewiesen werden, dass möglicherweise ein versehntlich gesperrtes Dokument wieder entsperrt werden sollte. Denn diese Dokumente können nicht durch andere Nutzer bearbeitet werden. |
Gesperrte Dokumente können über das Kontextmenü des obenstehenden Assistenten oder der Objektablage entsperrt werden.
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